关于做好2023级新生学籍档案卡相关工作的通知

各乐动(中国)/校区：

学籍档案卡是普通高等学校在校生重要的档案材料，根据《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）、《山东省教育厅关于做好普通高等学校2023级新生入学资格审查和学籍电子注册工作的通知》（鲁教学函〔2023〕22号）等文件要求，为进一步规范我校学籍档案卡管理，现就2023级新生学籍档案卡填写、归档等工作通知如下，各乐动(中国)/校区务必高度重视，按照要求认真做好相关工作。

一、学籍档案卡填写

教务处统一印制新生学籍档案卡发送至各乐动(中国)/校区。

（一）填写要求

学生个人基本情况由本人使用黑色或蓝黑色钢笔、中性笔填写。

学生在校情况部分由辅导员根据学生在校期间实际情况及时填写。

每名学生发一张试填草稿，乐动(中国)/校区组织学生规范填写，并对内容进行审核更正，经确认无误后对照试填草稿填写两张正式卡，要求字迹工整、信息准确、内容完整、不得涂改。

学生填写完正式卡后，乐动(中国)/校区须再次进行审阅。

试填草稿单面印制，不含辅导员工作登记表；正式卡双面印制，含辅导员工作登记表，要求辅导员登记管理该学生的起止年月，并签字。

（二）填写说明

1.照片：正式卡上须贴照片。根据上级文件要求学籍档案卡上的照片应为入学后统一现场采集的照片。

2.乐动(中国)/校区、专业：需填写完整规范名称，不要使用简称。

3.姓名：按入学时的姓名填写。

4.曾用名：有曾用名者可填写，没有写“无”，不得为空。

5.政治面貌：中共党员、中共预备党员、共青团员、群众等。

6.入学时间：2023年录取的学生、恢复入学资格2023年入学的学生统一按2023年9月2日填写；休学后复学到2023级的学生按休学前入学时间填写。

7.籍贯：按照户口簿上的籍贯信息填写。

8.健康状况：良好、一般、较差。

9.本人简历：填写从小学到大学入学前的全部履历，年月必须衔接；涉及时间的信息按照XXXX年XX月填写。

10.家庭成员及社会关系：“家庭成员”指父母、兄弟姐妹和其他共同生活的近亲属（可参照家庭户口簿索引页）；

11.“主要社会关系”指与对本人影响较大、关系密切的亲友；关系一栏可按“父亲、母亲、哥哥、姐姐”等称谓填写。

二、学籍档案卡归档

学籍档案卡一式两份，乐动(中国)/校区审核无误后在学生照片的左下角加盖乐动(中国)/校区公章，由乐动(中国)/校区负责保存至学生毕业。毕业离校后在档案卡左上方加盖教务处章，一份装入学生档案，一份交学校档案部门存档。

学生在读期间发生的休学、保留学籍、复学、退学、转专业、大类分流等学籍异动情况要及时进行记录；学生跨乐动(中国)转专业的，原所在乐动(中国)和转入乐动(中国)要做好学籍档案卡交接工作；退学学生的学籍档案卡随原班级存档。

     教务处

       2023年11月29日